Российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства, находящиеся в Португалии, могут обратиться в консульский отдел для истребования личных документов, находящихся на территории Российской Федерации.

Предоставление государственной услуги по истребованию личных документов осуществляется в соответствии с Административным регламентом предоставления государственной услуги по истребованию личных документов.

Заявителями при истребовании документов из Российской Федерации могут выступать:

• российские граждане, иностранные граждане и лица без гражданства, в отношении которых истребуются документы;
• родственники умершего или другие заинтересованные лица в случае, если лицо, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, умерло (в случае обращения);
• родители или представители органа опеки и попечительства в случае, если лицо, в отношении которого была составлена запись акта о рождении, не достигло ко дню выдачи повторного свидетельства совершеннолетия;
• иное лицо в случае представления доверенности, удостоверенной в установленном порядке, от лица, имеющего в соответствии с настоящим пунктом право на получение документов.

Для истребования документов с территории государств — членов Содружества Независимых Государств (СНГ) заявителям необходимо обращаться в Министерство юстиции Российской Федерации по адресу: 119991, г. Москва, ул. Житная, дом 14.

Для истребования документов с территории иностранных государств, не входящих в состав СНГ, заявителям необходимо письменно обращаться в отдел легализации и истребования документов Консульского департамента Министерства иностранных дел Российской Федерации по адресу: 119200, г. Москва, 1-ый Неопалимовский пер., дом 12.

Для истребования документов в консульский отдел представляются:

• 2 экземпляра заявления установленной формы (образцы - см. в конце страницы) на каждый истребуемый документ - распечатанный НА ОДНОМ ЛИСТЕ С ДВУХ СТОРОН И НЕ ПОДПИСАННЫЙ;
• Документ (в оригинале), удостоверяющий личность гражданина, обращающегося за данной услугой;
• Документ, подтверждающий перемену имени (при наличии).

Не подлежат истребованию из Российской Федерации: 

• водительские удостоверения
• справки о семейном положении
• удостоверения личности
• трудовые книжки
• военные билеты
• повторные свидетельства о заключении брака, если брак был расторгнут (в этом случае истребуется справка по форме 28)
• свидетельства о рождении на умерших

При истребовании архивных справок об участии в Великой Отечественной войне, о воинской службе в Советской Армии в обязательном порядке в анкете следует указывать номера, наименование и дислокацию воинских частей, соединений, армий и т.д. Без этих сведений результаты поиска документов, как правило, могут быть отрицательными.

Свидетельства о рождении несовершеннолетних истребуются их законными представителями.

Свидетельства о смерти могут быть истребованы родственниками умерших или юридическими лицами для официальных целей.

Архивные справки об образовании истребуются через консульский отдел Посольства в обычном режиме. Дубликаты дипломов выдаются учебными заведениями по личным заявлениям выпускников с оплатой путем перевода непосредственно на расчетный счет учебного заведения всех расходов, связанных с поиском в архивах личного дела, изготовлением диплома и выписки на русском и иностранных языках, соответствующим заверением документов и их пересылкой.

Практика свидетельствует, что осуществление запросов об истребовании из Российской Федерации документов об образовании (аттестатов, дипломов и выписок из них) осуществляется значительно эффективнее при личном обращении заинтересованных лиц непосредственно в учебные заведения.